Datenschutz

Datenschutzhinweise für Mitarbeitenden-Empfehlungen

Stand: November 2019

Diese Informationen geben dir einen Überblick über die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten, wenn du dich bei der toom Baumarkt GmbH durch eine Mitarbeitenden-Empfehlung bewirbst. Wir informieren dich darüber, welche Daten wir von dir erheben und wie wir sie verwenden. Außerdem klären wir dich über deine Rechte nach geltendem Datenschutzrecht auf und teilen dir mit, an wen du dich bei Fragen wenden kannst. In Ergänzung hierzu wird auf die allgemeine Datenschutzerklärung von toom unter Datenschutz verwiesen.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im datenschutzrechtlichen Sinne ist die:

toom Baumarkt GmbH
Humboldtstraße 140 - 144
51149 Köln
Tel.: 0221 4670-6710
E-Mail: service@toom.de

2. Datenschutzbeauftragter

Externer Datenschutzbeauftragter des Verantwortlichen ist:

datenschutz nord GmbH
Konsul-Smidt-Straße 88
28217 Bremen
Tel.: 0221 4670-6710
E-Mail: rewe-group@datenschutz-nord.de

Zuständiger interner Ansprechpartner für Datenschutz des Verantwortlichen ist:

toom Baumarkt GmbH
Datenschutzkoordinator
Humboldtstraße 140 - 144
51149 Köln
Tel.: 0221 4670-6710
E-Mail: datenschutz@toombm.de

3. Umfang und Zweck der Datenverarbeitung

Die Mitarbeitenden-Empfehlung dient zur Vermittlung offener Stellenangebote unseres Unternehmens. Mit der Empfehlung können Mitarbeitende der toom Baumarkt GmbH („Empfehlende“) über eine Webseite Stellenausschreibungen des Unternehmens an Personen aus ihrem Netzwerk, also Freunde oder Bekannte („Bewerbende“) weiterleiten und erhalten für eine erfolgreiche Empfehlung eine Prämie.

Erhebungsdaten des Empfehlenden:
Der Bewerbende gibt im Rahmen seiner Bewerbung folgende Daten des Empfehlenden an:

• Nachname
• Vorname
• Arbeitsort

Zugriff auf die Daten des Empfehlenden durch andere Personen

Die Recruiter erhalten ausschließlich zum Zweck von Rückfragen sowie für eine etwaige Prämienauszahlung und nur bei Bewerbung der entsprechenden Person Zugriff auf die oben genannten Daten über den Empfehlenden. Bei den Recruitern handelt es sich um Mitarbeitende des Arbeitgebers des Empfehlenden. Personalverantwortliche, HR-Manager und die Abteilungsleitung können sich als „Recruiter“ registrieren.

Nur wenn es tatsächlich zu einer Bewerbung infolge einer Empfehlung kommt, wird die Identität des Empfehlenden für die jeweilige Stellenausschreibung verantwortlichen Recruiter erkennbar.

Sonstige Personen mit Zugriff auf d.vinci erhalten keinen Zugriff auf diese Daten.

Bewerbungsdaten des Bewerbenden

Der Bewerbende kann sich aufgrund der Empfehlung des Empfehlenden über den Bewerberbogen auf die ausgeschriebene Stelle bewerben. Neben der E-Mail Adresse werden dazu folgende Daten abgefragt.

• persönliche Daten
• Kontaktdaten
• Daten zur Ausbildung
• Daten zum bisherigen beruflichen Werdegang
• Anschreiben
• Lebenslauf
• Porträtfoto
• Zeugnisse

Wir benötigen diese Daten, um das Bewerbungsverfahren durchführen zu können. Der Bewerbende wird über den Stand seiner Bewerbung informiert.

Zugriff auf die Daten des Bewerbenden durch andere Personen

Deine Bewerbungsdaten, die du uns über unser Bewerbermanagementsystem (d.vinci) mitteilst, werden an die jeweils ausschreibende Stelle (toom Baumarkt und/oder ein zur toom Baumarkt GmbH gehörendes Unternehmen) übermittelt. Dazu erhalten die jeweiligen Personalverantwortlichen für den Bewerbungsprozess Zugriff auf deine Bewerbungsdaten.

Wenn du deine Bewerbungsdaten eingegeben hast und den Button „Absenden“ betätigst, werden diese über eine verschlüsselte Verbindung an unser Bewerbermanagementsystem (d.vinci) übertragen und auf einem Server in Deutschland gespeichert

4. Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Die Daten der Bewerbenden werden ausschließlich zum Zweck des Bewerbungsprozesses verarbeitet. Die Rechtsgrundlagen hierfür sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG (Entscheidung über die Anbahnung/Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses).

Die Daten der Empfehlenden werden zum Zweck der Vermittlung der Stellenanzeigen und damit im berechtigten Interesse des Verantwortlichen, gem. Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO verarbeitet. Ebenso dienen diese Daten dazu, dem Empfehlenden die Prämie zuweisen zu können.

5. Empfänger der personenbezogenen Daten

Innerhalb von toom erhalten nur Personen Zugang zu deinen personenbezogenen Daten, die diese zur Erledigung der Ihnen übertragenen Aufgaben benötigen (vgl. auch Punkt 4).

Außerhalb von toom können Dienstleistende, die uns bei der Erfüllung unserer Aufgaben unterstützen, Zugang zu deinen Daten erhalten. Dies sind Dienstleistende der folgenden Kategorien:

• HR-Dienstleistende zur Unterstützung bei der Mitarbeitenden-Empfehlung und Unterstützung bei der Auswahl von Bewerbenden (d.vinci HR Systems GmbH). Im Bewerbungsverfahren wird mit folgenden Unterauftragsverarbeitern der d.vinci HR Systems GmbH zusammengearbeitet:
  • Rechenzentrum: pop-interactive GmbH, Wendenstraße 408, 20537 Hamburg
  • CV Parsing (Textextraktion von Lebensläufen): Textkernel BV, Nieuwendammerkade 28/a17, 1022 AB, Amsterdam, NL

Von uns eingesetzte Dienstleistende müssen besondere Vertraulichkeitsanforderungen erfüllen. Sie erhalten nur in dem Umfang und für den Zeitraum Zugang zu deinen Daten, die für die Erfüllung der Aufgaben erforderlich sind.

Deine von uns erfassten Daten werden grundsätzlich nicht an weitere Dritte weitergegeben. Bei dem Verdacht einer Straftat können wir deine Daten an Strafverfolgungsbehörden (bspw. Polizei, Staatsanwaltschaft) weitergeben.

Deine Daten werden nicht in Länder außerhalb der Europäischen Union/des Europäischen Wirtschaftsraumes übermittelt.

6. Speicherdauer

Wir speichern deine Daten grundsätzlich nur so lange, wie wir sie für den Bewerbungsprozess benötigen. Sofern du keine Einwilligung zur weiteren Verarbeitung deiner Daten (bspw. für den Talentpool) gegeben hast, werden deine Bewerbungsdaten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens für eine ausgeschriebene Stelle für maximal sechs Monate gespeichert und anschließend gelöscht.

Bei ausdrücklicher Einwilligung deinerseits zur weiteren Verarbeitung deiner Daten (bspw. für den Talentpool), werden deine Daten für eine maximale Dauer von 24 Monaten gespeichert und anschließend gelöscht.

7. Automatisierte Entscheidungsfindung; Profiling

Deine personenbezogenen Daten werden weder für automatisierte Entscheidungsfindung noch für Profiling verwendet.

8. Welche Rechte hast du?

Soweit toom personenbezogene Daten von dir verarbeitet, stehen dir als betroffene Person insbesondere nachfolgende Rechte unter den datenschutzrechtlichen Voraussetzungen zu.

Auskunft

Du kannst Auskunft über deine von uns verarbeiteten personenbezogene Daten verlangen.

Berichtigung

Sollten deine Angaben nicht (mehr) zutreffend sein, kannst du die Berichtigung deiner Daten verlangen. Sollten deine Daten unvollständig sein, kannst du eine Vervollständigung verlangen.

Löschung

Du hast das Recht, die Löschung deiner Daten zu verlangen. Bitte beachte, dass ein Anspruch auf Löschung von dem Vorliegen eines legitimen Grunds abhängt. Zudem dürfen keine Vorschriften bestehen, die uns zur Aufbewahrung deiner Daten verpflichten.

Einschränkung der Verarbeitung

Du hast das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung deiner Daten zu verlangen. Bitte beachte, dass ein Anspruch auf Einschränkung der Verarbeitung von dem Vorliegen eines legitimen Grunds abhängt.

Widerspruch

Werden Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erhoben (Datenverarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen), steht dir das Recht zu, aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung deiner Daten Widerspruch einzulegen. Im Falle eines Widerspruchs werden wir deine Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die deine Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Beschwerderecht

Du bist berechtigt, bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde Beschwerde einzureichen, wenn du mit der Verarbeitung deiner Daten nicht einverstanden bist.

Datenübertragbarkeit

Du hast das Recht, personenbezogene Daten, die du uns mitgeteilt hast, in einem elektronischen Format zu erhalten.